Digitalizarea nu înseamnă “oglindirea” dosarului fizic cu un dosar electronic, în care trebuie încărcate exact aceleași documente care s-ar depune fizic la ghișeu.
Pentru ca sistemul de depunere digital să fie cu adevărat funcțional, este necesar ca în primul rând să fie simplificate procedurile de depunere și să fie redus numărul de documente solicitate. De exemplu, să nu mai fie obligatorie depunerea de acte de identitate scanate, dacă datele acestora pot fi completate direct în cerere etc.